Trong thời đại số hóa toàn diện, việc sử dụng giấy tờ, con dấu, và chữ ký tay đang dần trở nên lỗi thời. Thay vào đó, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp giao dịch an toàn, nhanh chóng và hợp pháp trên môi trường số.
Nhưng chính xác thì chữ ký số là gì? Nó hoạt động như thế nào? Và tại sao mọi doanh nghiệp – dù lớn hay nhỏ – đều bắt buộc phải sở hữu chữ ký số? HunaCloud sẽ giúp bạn hiểu rõ trong bài viết dưới đây.
Chữ ký số là gì?
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ bảo mật cao. Nó cho phép bạn ký kết các tài liệu, hóa đơn, hợp đồng… trực tuyến mà vẫn đảm bảo tính xác thực, bảo mật và giá trị pháp lý tương đương như ký tay và đóng dấu đỏ truyền thống.
Chữ ký số thường được tích hợp vào USB Token – một thiết bị nhỏ gọn giống như USB thông thường, hoặc thông qua nền tảng đám mây (chữ ký số cloud) – không cần thiết bị vật lý, chỉ cần Internet và xác thực đa tầng là có thể ký.
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để làm gì?
Hiện nay, chữ ký số đã được áp dụng rộng rãi trong rất nhiều hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:
-
Nộp thuế điện tử
-
Khai báo hải quan
-
Giao dịch với ngân hàng
-
Ký hợp đồng, hóa đơn điện tử
-
Gửi văn bản cho các cơ quan hành chính
-
Xử lý chứng từ kế toán, báo cáo tài chính nội bộ
Nói cách khác, hầu như mọi thủ tục pháp lý, giao dịch tài chính và hoạt động hành chính trong doanh nghiệp đều cần đến chữ ký số. Việc này giúp loại bỏ quy trình in ấn, ký tay, chuyển phát, tiết kiệm rất nhiều thời gian – chi phí – nhân lực.
Lợi ích nổi bật của chữ ký số
Sở hữu chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế vượt trội:
1. Giá trị pháp lý được công nhận
Chữ ký số có hiệu lực pháp lý tương đương chữ ký tay và dấu mộc đỏ. Trong trường hợp tranh chấp, hợp đồng ký số vẫn được xem là bằng chứng hợp lệ trước pháp luật.
2. Tăng tốc quy trình làm việc
Việc ký văn bản không còn phụ thuộc vào vị trí địa lý hay thời gian. Nhân viên, lãnh đạo, đối tác có thể ký mọi lúc, mọi nơi chỉ trong vài giây.
3. Bảo mật và an toàn thông tin
Chữ ký số được mã hóa bằng công nghệ hiện đại, khó giả mạo. Mỗi chữ ký là duy nhất, không thể sao chép hay chỉnh sửa nội dung sau khi ký.
4. Tiết kiệm chi phí vận hành
Không cần in ấn, gửi chuyển phát nhanh hay lưu trữ hồ sơ giấy. Tất cả tài liệu có thể xử lý và lưu trữ trên nền tảng số một cách gọn nhẹ và bảo mật.
5. Đồng bộ với xu hướng chuyển đổi số
Chữ ký số là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp tiến tới hóa đơn điện tử, kế toán số, quản trị doanh nghiệp thông minh, và vận hành không giấy tờ.
Làm sao để mua chữ ký số?
Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam như: HunnaCloud, Viettel, BKAV, FPT, VINA, MISA...
Tùy vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn hình thức:
-
USB Token: phổ biến, dễ sử dụng, chi phí rẻ (~2–4 triệu đồng/năm)
-
Chữ ký số cloud (Cloud CA): không cần USB, ký mọi lúc mọi nơi qua smartphone, bảo mật cao hơn, thích hợp với doanh nghiệp có nhu cầu linh hoạt
💡 Lưu ý: Để đăng ký và được cấp chứng thư số, doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy định tại Điều 13 Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
Chữ ký số – Bắt buộc hay không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh đều bắt buộc phải có chữ ký số để thực hiện:
-
Kê khai thuế
-
Giao dịch ngân hàng
-
Sử dụng hóa đơn điện tử
Điều này không chỉ mang tính pháp lý, mà còn là bước đi tất yếu trong bối cảnh chính phủ thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia và xây dựng doanh nghiệp số.
Chữ ký số không còn là một lựa chọn – mà là điều bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả, tiết kiệm và an toàn trong kỷ nguyên số.
Dù bạn là công ty mới khởi nghiệp hay tập đoàn lớn, việc sở hữu chữ ký số sẽ giúp bạn:
-
Rút ngắn quy trình làm việc
-
Tiết kiệm chi phí
-
Tăng tính minh bạch, chuyên nghiệp
-
Tuân thủ pháp luật
🔒 HunaCloud đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số toàn diện. Nếu bạn cần tư vấn lựa chọn chữ ký số phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!
📞 Điện thoại: 0849 27 86 86
📧 Email:
Địa chỉ email này đang được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. 🌐 Website: https://hunacloud.vn
Đừng đầu tư mù mờ – hãy đầu tư có chiến lược, có người đồng hành.
